I. MỤC ĐÍCH
Đánh giá nội bộ năm 2024 nhằm để áp dụng, duy trì có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 của UBND xã Quảng An có hiệu lực, hiệu quả, nhằm:
- Xác định sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) so với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và các quy định của nhà nước liên quan.
- Tìm thấy các điểm lưu ý, điểm không phù hợp cần khắc phục, phòng ngừa và cải tiến đối với HTQLCL của UBND xã.
II. PHẠM VI
1. Tài liệu sử dụng để đánh giá
- Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 đã được UBND xã ban hành và áp dụng.
- Hồ sơ của các lĩnh vực.
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.
- Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
2. Những đơn vị được đánh giá
- Ban chỉ đạo ISO;
- Bộ phận Văn phòng - Thống kê;
- Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch;
- Bộ phận Địa chính, xây dựng, nông nghiệp và môi trường;
- Bộ phận Văn hóa - Xã hội;
3. Thời gian đánh giá: 01 ngày, ngày 25 tháng 6 năm 2024.
4. Thành phần đoàn đánh giá
Thành phần đoàn đánh giá theo Quyết định số 122/QĐ-UBND ngày 18
tháng 6 năm 2024 của UBND xã về việc thành lập đoàn đánh giá nội bộ HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 năm 2024.
5. Kết quả đánh giá Cuộc đánh giá phát hiện:
Các điểm không phù hợp cụ thể như sau:
a. Địa chính - Nông nghiệp - Xây dựng và Môi trường
* Nguyễn Thanh Tuấn
- Việc xây dựng quy trình ISO 9001: 2015 cơ bản đảm bảo, được cập nhật đảm bảo, hồ sơ có lưu trữ. Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ chưa khoa học, sắp xếp hồ sơ không theo thứ tự, không có danh mục hồ sơ.
* Trần Thị Cẩm Mỹ:
- Việc xây dựng quy trình ISO 9001: 2015 được đảm bảo, đã cập nhật, thay đổi các quy trình. Lưu hồ sơ đúng quy trình, đúng thứ tự. Tuy nhiên, một số hồ sơ còn bị trễ hạn do nguyên nhân chủ quan.
b. Bộ phận Văn hóa - Xã hội
* Phan Cảnh Cường
- Việc xây dựng quy trình ISO 9001: 2015 được đảm bảo, đã cập nhật, thay đổi các quy trình. Lưu hồ sơ đúng quy trình, đúng thứ tự.
* Trần Thị Thùy
- Việc xây dựng quy trình ISO 9001: 2015 cơ bản đảm bảo, được cập nhật đảm bảo, hồ sơ có lưu trữ. Có cập nhật danh mục hồ sơ, các hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo theo đúng quy trình.
c. Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch
* Phạm Bá Nam
- Việc xây dựng quy trình ISO 9001: 2015 được đảm bảo, lưu hồ sơ đúng quy trình, đúng thứ tự, có phiếu tiếp nhận và phiếu kiểm soát hồ sơ đầy đủ. Tuy nhiên việc hủy hồ sơ vẫn còn xảy ra.
* Phan Cảnh Hoàng
- Hồ sơ giải quyết TTHC lĩnh vực chứng thực thực hiện đúng quy trình giải quyết, sử dụng đầy đủ các loại phiếu, biểu mẫu theo quy định, việc số hóa đầu vào hồ sơ được đảm bảo. Tuy nhiên, chưa thực hiện đầy đủ việc lấy ý kiến hài lòng của người dân qua hệ thống Huế-S.
d. Bộ phận Văn phòng - Thống kê
* Trần Thị Linh
- Có xây dựng mục tiêu chất lượng ISO được đảm bảo, xây dựng quy trình ISO 9001: 2015 gồm 15 quy trình bắt buộc và 4 quy trình hệ thống và các quy trình thủ tục khác theo lĩnh vực mình phụ trách, có xây dựng ban hành các kế hoạch, công bố và ban hành mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng áp dụng tại UBND xã năm 2024,… lưu trữ hồ sơ đảm bảo đúng quy trình, có lập danh mục hồ sơ.
* Quách Đình Niệm
- Việc xây dựng quy trình ISO 9001: 2015 được đảm bảo, đã cập nhật, thay đổi các quy trình. Lưu hồ sơ đúng quy trình, đúng thứ tự.
* Đặng Minh Hoài:
Việc lưu trữ hồ sơ của Văn thư đảm bảo khoa học, đã có dấu hiệu nhận biết hồ sơ, đa ban hành danh mục hồ sơ theo quy định.
e. Một số lĩnh vực, bộ phận khác: ngoài ra chưa tìm thấy điểm không phù hợp khác, nên có thể tạm thời chưa phát hiện được tất cả các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng cần cải tiến. Tuy nhiên, thông qua những vấn đề đã nêu trên, lãnh đạo UBND xã sẽ tiến hành họp xem xét lãnh đạo chất lượng để tất cả các bộ phận/lĩnh vực liên quan kiểm tra, rà soát lại và khắc phục sự không phù hợp đã nêu để HTQLCL tại UBND xã Quảng An vận hành có hiệu lực và hiệu quả hơn trong thời gian tới./.